KLAUZULA INFORMACYJNA

KLAUZULA INFORMACYJNA

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADWOKACI I RADCOWIE PRAWNI ŚLEPOWROŃSKI, ŁUSZYŃSKI, MATULEWICZ-DZIENIS SPÓŁKA JAWNA (DALEJ JAKO „KANCELARIA”)

Dokładamy wszelkich starań, aby dotyczące Państwa informacje pozostawały prywatne. Niniejszy dokument wyjaśnia zasady oraz sposób gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania pozyskiwanych informacji. Prosimy o uważne przeczytanie treści dokumentu w celu zrozumienia naszej Polityki przetwarzania danych osobowych.

INFORMACJE OGÓLNE

1.1.  Z uwagi na wejście w życie w dniu 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) Kancelaria dostosowuje procesy przetwarzania danych osobowych do nowych zasad.

1.2. Celem Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (zwanym RODO) jest ujednolicenie europejskich standardów ochrony i zasad przetwarzania danych osobowych.  Oznacza to, że dane osobowe w każdym kraju Unii Europejskiej będą przetwarzane na takich samych zasadach.\

ADMINISTRATOR DANYCH

2.1. Administratorem danych osobowych (dalej „Dane”) przetwarzanych przez nas w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej jest Adwokaci i Radcowie Prawni Ślepowroński, Łuszyński, Matulewicz-Dzienis Spółka Jawna, ul. Sienkiewicza 3 lok 7/4, 15-432 Białystok, zwana dalej Administratorem.

CEL I PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH

3.1.  Dane osobowe są gromadzone aby realizować konkretne cele.

3.2. W przypadku pracownika przetwarzanie odbywa się w celu:

    1. zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy o pracę;
    2. wykonywania obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, w tym prowadzenia oraz archiwizacji akt osobowych;
    3. wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością pracownika, zakazem konkurencji, kwalifikacjami zawodowymi pracownika, w tym realizacją szkoleń;
    4. zarządzania personelem, planowania i analizy zatrudnienia, zarządzania mieniem powierzonym pracownikowi, wypłat i zarządzania wynagrodzeniami,
    5. wykonywania czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń;
    6. wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o: ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji;
    7. obsługi finansowej, administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych oraz umożliwienie zdalnej pracy;
    8. zapewnienia współpracy i komunikacji;
    9. udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
    10. promocji Kancelarii (w zakresie imienia i nazwiska, stanowiska oraz wizerunku i wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c i f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b i h RODO, w szczególności na podstawie przepisów kodeksu pracy (w szczególności art. 221 kodeksu pracy, (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.), ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1383 ze zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286, ze zm.), ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2016 r., poz. 1506 ze zm.), a w zakresie wykorzystania Pani/Pani wizerunku, na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 pkt a RODO (o ile została udzielona).

3.3. w przypadku rekrutacji pracownika przetwarzanie odbywa się w celu:

  1. realizacji procesu rekrutacji na podstawie przepisów art. 221 kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.), a poza zakresem określonym w wyżej wskazanym przepisie, na podstawie Pani/Pana zgody oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO – ze względu na niezbędność podjęcia działań przed zawarciem umowy;
  2. w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;

3.4. w przypadku rekrutacji praktykanta przetwarzanie odbywa się w celu:

  1. rekrutacji na praktykę i organizacji praktyki na podstawie umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  2. niezbędności ich przetwarzania w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
  3. zapewnienia możliwości sprawnej komunikacji (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  4. w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;

3.5. w przypadku staży organizowanych przez PUP przetwarzanie odbywa się w celu:

  1. zawarcia, wykonywania i zakończenia stażu realizowanego w ramach umowy z PUP na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c i f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO, w szczególności na podstawie przepisów art. 53, 61a ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2014 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2018 r. poz 1265 i 1149) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych (Dz. U. z 2009 r. nr 142 poz. 1160), a w zakresie wykorzystania);
  2. obsługi administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  3. zapewnienia współpracy i komunikacji podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  4. promocji Kancelarii (w zakresie imienia i nazwiska, stanowiska oraz wizerunku i wyłącznie w przypadku uprzedniego wyrażenia zgody) na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a RODO;

3.6. w przypadku praktykantów przetwarzanie odbywa się w celu:

  1. zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. wykonywania czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością za szkodę wyrządzoną Spółce, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  3. obsługi administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych oraz umożliwienia zdalnej pracy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  4. zapewnienia współpracy i komunikacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  5. udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  6. promocji Kancelarii (w zakresie imienia i nazwiska, stanowiska oraz wizerunku i wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

3.7. w przypadku osób zgłaszających się na szkolenia przetwarzanie odbywa się w celu:

  1. w celu wypełnienia przez nas obowiązku prawnego na nas ciążącego (artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO) polegającego m.in. na wystawianiu faktur za świadczone przez nas usługi,
  2. w celu zawarcia i wykonania łączącej nas umowy (artykuł 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz z uwagi na nasz prawnie uzasadniony interes (artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO) czyli m.in.:
  • przeprowadzenie rezerwacji Państwa miejsca na szkoleniu i zawarcie umowy realizacji szkolenia,
  • dostarczenie Państwu niezbędnych materiałów, zaproszenia na szkolenie,
  • wystawienie certyfikatów, świadectw, dyplomów lub zaświadczeń o odbyciu szkolenia,
  • windykacja należności; prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych;

3.8. w przypadku klientów Kancelarii:

  1. w celu zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy, udzielenia porad prawnych, sporządzania opinii prawnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO i art. 9 ust. 2 lit. f) RODO;
  2. w celu wypełniania obowiązków prawnych na nas ciążących, np. wypełniania obowiązków proceduralnych związanych ze wskazywaniem odpowiedniego zakresu danych w związku z konkretną czynnością procesową (np. art. 126 § 1 i 2 KPC, art. 63 § 2–3a KPA) czy wystawianie faktur za świadczone przez nas usługi;
  3. w celu usprawnienia komunikacji i ewentualnego dochodzenia roszczeń – na podstawie naszego usprawiedliwionego interesu wynikającego z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

3.9. w przypadku osób kontaktujących się mailowo przetwarzanie odbywa się w celu:

  1. w celu wykonania czynności mających na celu zawarcie i wykonywanie umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
  2. w celu usprawnienia komunikacji i ewentualnego dochodzenia roszczeń – na podstawie naszego usprawiedliwionego interesu wynikającego z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

3.10. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu (np. podwykonawcom, zewnętrznej księgowości czy obsłudze IT) oraz podmiotom uprawnionym przepisami prawa.

3.11. Okres przechowywania danych osobowych uzależniony jest od celu ich gromadzenia oraz przepisów prawa. Dane osobowe przetwarzane będą do momentu, gdy upłynie obowiązkowy okres ich przechowywania oraz minie czas umożliwiający dochodzenie ewentualnych roszczeń. W przypadku, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie – dane będą przetwarzane do momentu cofnięcia zgody, a w przypadku przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu administratora – do momentu wpływu sprzeciwu wobec przetwarzania.

SPOSÓB PRZETWARZANIA I PRZECHOWYWANIA DANYCH

4.1. Dane osobowe są przetwarzane za pomocą środków elektronicznych, informatycznych i ręcznych, według procedur i z zastosowaniem zasad logiki powiązanych z wymienionymi powyżej celami oraz zawsze zgodnie z przepisami. Dane osobowe będą przechowywane przez czas nieprzekraczający okresu niezbędnego do uzyskania celów, do jakich zostały zebrane, a w każdym razie nie dłużej niż przewidują przepisy.

4.2. Ze względu na korzystanie z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft czy Google, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich. Zapewniamy, że przy korzystaniu z usług i technologii przekazujemy dane osobowe wyłącznie podmiotom ze Stanów Zjednoczonych i wyłącznie takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r.. Podmioty, które przystąpiły do programu Privacy Shield, gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

5.1. Osoba, której dane dotyczą w każdym momencie może złożyć do Administratora wniosek o:

  • uzyskanie dostępu do swoich danych osobowych, w tym również uzyskanie ich kopii,
  • sprostowanie danych, w przypadku gdy zawierają błędy,
  • usunięcie danych, których przetwarzanie jest bezpodstawne,
  • ograniczenie przetwarzania danych,
  • przeniesienie danych do innego administratora.

5.2. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody (nie dotyczy to przetwarzania danych w celu wykonania umowy) mają Państwo prawo do cofnięcia w każdym momencie udzielonej zgody.

5.3. Wszelkie wnioski dotyczące danych osobowych prosimy przesyłać na adres: rodo@kancelariarp.pl

PRAWO DO SKARGI

6.1. W przypadku uznania, że w czasie przetwarzania danych doszło do naruszenia Państwa praw, przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

POLITYKA PRYWATNOŚCI

7.1. Polityka prywatności dotycząca przetwarzania danych na stronie internetowej znajduje się w zakładce O firmie > Polityka prywatności.